Home > Zorg & samenleving > Ambtenarij vaak rommelig met je medische gegevens
Zorg & samenleving

Ambtenarij vaak rommelig met je medische gegevens


Medische dossiers inscannen. Cliënten bespreken bij het koffieapparaat. Bij gemeenten is de medische privacy nog altijd niet vanzelfsprekend. Het ambtelijk apparaat is onvoldoende ingericht op het werken met gevoelige informatie. Ambtenaren gaan er slordig mee om. Wat wel mag en wat niet, is vaak onduidelijk.

Als Marloes het gemeentehuis binnenstapt om de psychische zorg en ondersteuning van haar puberdochter te bespreken, wordt ze in een open werkruimte ontvangen. Niet alleen treft ze daar de ambtenaar met wie ze een afspraak heeft, er zijn nog twaalf medewerkers met zorgdossiers bezig. Ze telefoneren en spreken over cliënten met elkaar. Marloes heeft haar gesprek in diezelfde ruimte.

Ze vertelt: ‘Ik hoorde wat er over mensen uit het dorp werd gezegd. Ambtenaren weten blijkbaar van elkaar met welke dossiers ze bezig zijn. Praten ze door als er iemand van een andere afdeling binnenloopt, of de koffiemevrouw? Ik ben er bezorgd over hoe de gemeente omgaat met de privacy van mijn gezin.’

Vaag

Toen de gemeenten een paar jaar geleden veel zorgtaken kregen, kwamen er allerlei vraagstukken over de medische privacy op hen af. Voor gezondheidsgegevens van burgers gelden strenge wettelijke regels, maar wat die betekenen voor het werk van de ambtenaren, blijft in de meeste gemeenten vaag of onbesproken. Vooral wat niet mag, is onduidelijk. Wat mogen ze noteren, en wat niet? Is het wel nodig om cliënten al die vragen te stellen? Wat doen ze met medische papieren? In de praktijk blijkt dat de medische privacy vaak afhangt van het gedrag van individuele medewerkers. Vooral in ad hoc situaties.

Niet in haarvaten

Dat de medische privacy niet in de haarvaten van de gemeenten zit, zorgt voor tal van vervelende voorvallen. Zo schrijft Emmy ‘vertrouwelijk’ op de envelop met het behandelplan van haar zoon. Toch maakt iemand in de postkamer deze envelop open en belandt het plan tussen de ‘gewone’ interne post. Of neem de medewerkster in Zwolle, die na het zogeheten keukentafelgesprek met cliënt Bert zijn diagnostisch psychiatrisch onderzoek meeneemt ‘om het in het team te bespreken en in te scannen’. En wat te denken van de wethouder die op het voetbalveld een vader aanspreekt: ‘Wat vervelend allemaal met je zoon’? Meelevend, maar het laat ook zien dat gevoelige informatie niet geheim blijft in het gemeentehuis.

Recent schreven enkele patiëntenorganisaties dat gemeenten en hun ambtenaren het niet zo nauw nemen met de medische privacy (rapport Privacy in de zorg). Een voorbeeld hieruit: ‘Ze laten zelfs mijn dossier zien aan een externe bouwkundig ingenieur die de woningaanpassing moet coördineren en controleren.’ In het hele land vragen ambtenaren cliënten om een kopie van hun medisch dossier op te halen bij de huisarts. De Landelijke huisartsenvereniging LHV waarschuwde hier meermalen voor.

Workflow

Gemeenten zijn ingesteld op informatie delen, op transparantie, verantwoorden en archiveren. Brieven gaan naar de kopieerkamer om te worden ingescand, e-mails worden cc naar collega’s verstuurd, er is een algemeen post- of e-mailadres voor burgers die contact met de gemeente willen en de telefoniste wil weten waarover je belt. Bovenal: over alles wordt er vergaderd en overlegd.

De workflow van gemeenten staat haaks op het bewaken van medische privacy, die vereist dat alleen de hoogstnoodzakelijke gegevens verwerkt worden. Het aantal mensen dat ermee werkt, moet minimaal zijn.

Workflow gemeenten staat haaks op het bewaken van medische privacy

Onduidelijk

Wat weten gemeenten van privacyregels? Weinig, berichtte de Autoriteit Persoonsgegevens vorig jaar. Toen de gemeenten al meer dan een jaar voor de zorg verantwoordelijk waren, schreef toenmalig minister Plasterk (Binnenlandse Zaken) aan de Tweede Kamer dat in gemeenten nog niet was doorgedrongen ‘hoe je goede dienstverlening kunt combineren met een correcte behandeling van persoonsgegevens van de betrokkenen’. Inmiddels rapporteren verschillende gemeentelijke rekenkamers dat ambtenaren niet bekend zijn met regelgeving, dat onduidelijk is wie welke taken en verantwoordelijkheden hebben en dat de naleving van regels niet structureel wordt getoetst.

Klakkeloos

De kritiek op gemeenten neemt toe. Begin dit jaar bijvoorbeeld publiceerde de ombudsman van Rotterdam het rapport Het hemd van het lijf. Hieruit blijkt pijnlijk dat deze stad en zijn ambtenaren nog steeds niet op medische privacy zijn ingesteld. Ook hier kunnen te veel medewerkers in digitale cliëntdossiers kijken, terwijl ze lang niet allemaal bij de concrete casussen betrokken zijn. De ombudsman vindt het zorgelijk hoe de meeste wmo- en wijkteammedewerkers met medische informatie omgaan. Dat ze klakkeloos medische informatie van cliënten in de digitale zorgdossiers opnemen, noemt ze ‘niet aanvaardbaar’. Die gegevens moeten vernietigd worden, of teruggegeven worden aan de betrokken cliënt, stelt de ombudsman.

In het rapport staan twaalf aanbevelingen. Of die voldoende zijn, moet blijken. Ambtenaren die over privacygevoelige onderwerpen bij de koffie kletsen, voorkom je er niet mee.

 

NB: Marloes, Bert en Emmy heten in werkelijkheid anders.